Стрімкий розвиток інформаційних технологій дозволяє оптимізувати різні процеси практично у всіх галузях. Не виключення і сфера ведення обліку, як великих компаній, так і підприємств малого та середнього бізнесу. Велика пропозиція облікових платформ надала можливість:
- Економити на штаті облікових працівників.
- Прискорити процес внесення та обробки даних.
- Скоротити ймовірність помилок, пов’язаних з так званим людським фактором.
- Структурувати звітну інформацію у зручному для аналізу вигляді.
Важливо, що при всіх цих перевагах, автоматизовані системи обліку з відповідними функціональними можливостями, допоможуть також контролювати заборгованості постачальникам. Це, у свою чергу, забезпечує захист іміджу компанії.
Інструменти автоматизації контролю кредиторської заборгованості постачальникам
Зазвичай керівники підприємств малого та середнього бізнесу і приватні підприємці не дуже добре орієнтуються в пропозиціях облікових програм. Відомі платформи нерідко, навіть у базовому варіанті, мають надлишковий функціонал.
Зрозуміло, що такі програмні продукти не дешеві та часто відрізняються складним інтерфейсом. Так що на що звернути увагу представнику малого бізнесу, щоб зробити оптимальний вибір?
Ведення обліку боргів в різних валютах
Зважаючи на тенденцію інтеграції вітчизняного бізнесу у світовий ринок, варто звернути увагу на можливість автоматизованої облікової платформи вести та відображати, головним чином заборгованість постачальникам, у різних валютах.
Тобто, відображати у фінансовій звітності таку заборгованість у гривнях, з прив’язкою до актуального курсу відповідної валюти.
Налаштування строків відтермінування платежу по кожному постачальнику
Зручно, коли програма обліку передбачає можливість налаштувати відтермінування платежів по окремим контрагентом. Завдяки цьому керівник завжди може отримати інформацію про терміни майбутніх виплат та оптимальним чином планувати фінансові витрати підприємства.
Розподіл заборгованості перед постачальником по кільком контрактам
Такий алгоритм систем дозволяє спростити співпрацю з контрагентом, яка ведеться на підставі різних договорів. Спрощені системи обліку “не бачать” різниці між контрактами і звітують по заборгованості перед постачальником в цілому. Нерідко важливо автоматизувати такий розподіл, оскільки один контрагент часто буває поставником товарів та послуг по різним контрактам з різними умовами та лімітами відтермінування.
Автоматизований платіжний календар
Планування фінансових витрат — важлива складова процесу управління. Зазвичай такий план складався відповідним працівником на підставі обробки:
- договорів;
- накладних;
- актів прийому-передачі.
Ручна обробка цієї документації — процес довгий і не виключає помилок. Автоматичне формування звітного документу Платіжний календар, практично виключає помилки та виконується безпосередньо при прийомі товарів чи робіт. Зрозуміло, що це зручно і надійно.
Такий підхід дозволяє:
- Ефективно контролювати заборгованості.
- Вчасно розраховуватись по ним.
- Запобігти репутаційним втратам та накладенню санкцій за протерміновані оплати.
Аналіз товарообігу
Коливання ринкової кон’юнктури не завжди можна передбачити зазделіть. Багато об’єктивних факторів можуть знизити, чи підвищити попит на певні товарні позиції або послуги. Тому керівництву підприємства важливо завжди мати доступ до актуальних товарних звітів, що також має забезпечити система автоматичного обліку.
Відхилення даних товарообігу від очікуваних показників у сторону зниження є підставою для проведення мотивованих перемовин з постачальниками на предмет пом’якшення умов контракту.
Резюме
Необхідність запровадження автоматизованих систем обліку навіть малим бізнесом сьогодні не викликає сумнівів. Але вибір такої системи повинен бути обгрунтований потребами організації та передбачати можливість адаптації у подальшому. Сьогодні на вітчизняному ринку можна знайти такі облікові платформи, як USAP.ONLINE. Вони, у певній комплектації:
- не будуть надлишковими по функціональним можливостям;
- недорогі в обслуговуванні;
- передбачають налаштування під конкретні потреби та розширення алгоритмів.
Крім того, їх вигідно відрізняє простий для розуміння інтерфейс.
