У невеликих компаніях окремого спеціаліста з кадрів зазвичай не тримають. Документи на себе беруть бухгалтер, директор або офіс-менеджер. Поки працівників мало, таке рішення має право на існування. Але з часом відпусток, лікарняних, переведень і звільнень стає більше, і кадрова робота розростається. Один зі способів вийти із ситуації полягає в залученні кадрового спеціаліста на аутосорс. Таку послугу пропоную юридична компанія BIRES і на сторінці https://bires.com.ua/autsorsyng-kadrovogo-obliku/ можете дізнатися, як зовнішні фахівці беруть на себе підготовку та ведення кадрових документів.
Хто може вести кадрові документи
Закон не зобов’язує кожне підприємство мати штатного кадровика. Роботодавець вправі доручити ці функції іншому працівнику, якщо внесе їх до його посадових документів і правильно оформить додаткове навантаження.
Найчастіше кадрами опікується бухгалтер. Він і так працює із зарплатою, лікарняними та звітністю, тому багато даних про персонал у нього вже є.
Інший шлях – залучити стороннього спеціаліста за договором. Він може готувати накази, вести облік відпусток, перевіряти трудові договори й консультувати щодо оформлення працівників. Відповідальність за дотримання трудового законодавства при цьому все одно залишається на роботодавцеві.
Які документи потрібні
Навіть коли в штаті кілька людей, кадрові документи мають бути оформлені як слід. Конкретний набір залежить від того, як організована робота компанії і які в неї категорії працівників. Як правило, доводиться мати справу з такими документами:
- трудові договори та накази про прийняття, переведення й звільнення;
- посадові інструкції та документи з оплати праці;
- табелі обліку робочого часу;
- графіки відпусток і накази про їх надання;
- особові справи та інші облікові матеріали.
Окремо варто згадати повідомлення до ДПС про прийняття нового співробітника. Його подають до того, як людину фактично допустили до роботи. А якщо на підприємство поширюються вимоги щодо військового обліку, потрібно враховувати й його, адже в нього свої правила та перелік документів.
Коли аутсорсинг вигідний
Найбільше сенсу він має для компаній, яким потрібен професійний кадровий супровід, але тримати окремого працівника недоцільно. Це стосується підприємств із невеликим штатом або тих, де кадрові операції трапляються нерегулярно.
Наприклад, юридична компанія BIRES пропонує повний або частковий кадровий супровід, що включає підготовку наказів, оформлення трудових відносини, облік відпусток і консультації з питань трудового законодавства.
Перш ніж підписувати договір із зовнішнім виконавцем, з’ясуйте кілька речей:
- які саме документи він готуватиме й вестиме;
- хто відповідатиме за вчасну передачу відомостей про працівників;
- як будуть підписуватися та зберігатися документи;
- чи входять у вартість консультації та виправлення помилок, якщо їх знайдуть.
Не менш важливо оцінити, у якому стані наявна документація. Якщо раніше облік вели з порушеннями, може знадобитися окремий аудит і відновлення паперів.
Як налагодити процес
Зберіть кадрові документи, перегляньте накази, трудові договори та порядок обліку робочого часу. Після цього буде видно, що можна залишити всередині компанії, а де потрібна допомога ззовні.
Малому бізнесу цілком підійде змішана схема. Поточні відомості збирає відповідальний співробітник, а складніші документи й юридичні питання бере на себе зовнішній спеціаліст. Головне, щоб у компанії був чіткий порядок роботи з кадровими документами.
